Die richtige Gleichung für das Kapazitätsmanagement im Krankenhaus finden
Optimierte Krankenhauskapazität + Arbeitskräfte = Hochwertige Patientenversorgung
Wenn wertvolle Ressourcen nur begrenzt zur Verfügung stehen, finden wir die besten Wege, um sie zu maximieren und die Gefahr ihrer Verschwendung zu verringern. Wir tun dies mit materiellen Ressourcen wie Wasser und Energie, aber auch mit immateriellen Gütern wie Zeit und Einfluss. Ein Auto im Leerlauf zum Beispiel verbraucht genauso viel Kraftstoff wie ein fahrendes Auto; aber nur eines dieser Autos erreicht seinen Zweck, nämlich ein Ziel zu erreichen.
Die Gesundheitsversorgung ist ressourcenintensiv – und ein Bereich, in dem übermäßig viel Abfall anfällt. Untersuchungen des Institute of Medicine legen nahe, dass allein in den Vereinigten Staaten über eine halbe Billion Dollar durch unnötige Leistungen, unangemessene Preisgestaltung, übermäßige Verwaltung und ineffiziente Leistungserbringung verschwendet werden[1]. Die Vereinigten Staaten geben mehr für die Gesundheitsversorgung aus als viele andere Länder, aber unsere Ergebnisse bleiben weit hinter denen anderer Länder zurück. Dafür gibt es viele Gründe, wie z. B. komplexe Versicherungsstrukturen, Medikamentenkosten und sich schnell entwickelnde, uneinheitliche Vorschriften, um nur einige zu nennen.
Und während die Patientenpopulation wächst, sinkt gleichzeitig die Zahl der verfügbaren Leistungserbringer. Mehr als die Hälfte des derzeitigen Pflegepersonals wird in den nächsten Jahren das Rentenalter erreichen, und es werden schätzungsweise 1,2 Millionen Mitarbeiter benötigt, um das derzeitige Niveau bis 2022 zu halten[2].
Zuletzt hat die Grippesaison 2017/2018 gezeigt, welche Herausforderungen das Kapazitätsmanagement in Krankenhäusern mit sich bringt. Dieser keineswegs unbedeutende Erreger hat mehr Menschen in Krankenhäuser gebracht als je zuvor in der Geschichte[3]. Krankenhäuser wurden umgeleitet, einige Patienten wurden in „Wartebereichen“ untergebracht, und für alle Patienten kam es zu längeren Wartezeiten[4]. Es ist eine ernüchternde Erinnerung daran, dass die bestehenden Systeme empfindlich sind und möglicherweise nicht in der Lage sind, schnell auf sich ändernde Bedürfnisse zu reagieren.
Es gibt zwei Ressourcen im Gesundheitswesen, die sowohl ausgeglichen als auch optimiert werden können, um sicherzustellen, dass die Patienten die benötigte Versorgung erhalten – das Kapazitätsmanagement (Betten) und die Arbeitskräfte (Personal).
Das Kapazitätsmanagement durch Optimierung des Patientenflusses gilt als operativer Standard, auf den sich Gesundheitssysteme verlassen, um eine zeitnahe Versorgung zu gewährleisten. Transparenz, Sichtbarkeit und Kommunikation sind ihre wichtigsten Instrumente. Wenn man weiß, wo sich die Patienten befinden, wohin sie gehen und welche Betten frei sind oder frei werden, kann man die Patientenströme optimieren. Die andere Komponente, die sich auf den Arbeitsfluss auswirkt, ist die Verfügbarkeit von Arbeitskräften. Es reicht nicht aus, ein Bett für einen bedürftigen Patienten zu haben, sondern es muss auch das entsprechende Personal für die Versorgung des Patienten vorhanden sein. Durch eine engere Zusammenarbeit zwischen den Kapazitäts- und den Personalteams kann sichergestellt werden, dass sowohl Betten als auch Personal für die Pflege zur Verfügung stehen.
Das Wissen über die Personalausstattung von Patientenstationen ist den Kapazitätsteams oft unbekannt. Sie können sehen, dass ein Bett verfügbar ist, wissen aber häufig nicht, ob dieses Bett besetzt sein wird, ohne sich auf die manuelle Kommunikation zu verlassen. Gleichzeitig stützen sich die Personaldienstleister bei der Betrachtung der Volkszählungsdaten wahrscheinlich auf veraltete Informationen. Möglicherweise treffen sie Personalentscheidungen für anstehende Schichten auf der Grundlage von Informationen, die Stunden alt sind.
Die Dienstpläne des Personals sind zwar weniger unbeständig und werden im Voraus festgelegt, doch stehen sie dem unbeständigeren Strom von Patienten gegenüber. Eine erfolgreiche Strategie für das Kapazitätsmanagement in Krankenhäusern trägt dazu bei, die Variabilität des Patientenflusses zu verringern und bietet ein gewisses Maß an Vorhersagekraft für die kurzfristige Kapazitätsentwicklung. Die Verantwortlichen für das Kapazitätsmanagement in Krankenhäusern folgen gerne der Praxis, dass die Entlassungsplanung bereits bei der Aufnahme beginnen muss. Mit diesem Ansatz lassen sich vernünftige Vorhersagen darüber treffen, wie hoch die Kapazität eines Krankenhauses in den nächsten 12 bis 36 Stunden sein könnte. Diese Informationen können den Personalteams dabei helfen, die Personalbesetzung rechtzeitig anzupassen, wenn es aufgrund von Überbesetzung zu Verschwendung kommt oder wenn umgekehrt Patienten aufgrund von Unterbesetzung warten müssen. Welche Vorteile würde es bringen, wenn die Personalstärke proaktiv und in angemessener Weise an die Kapazität angepasst werden könnte, um den Bedürfnissen der Patienten gerecht zu werden?
Mitarbeiterzufriedenheit – Die Kosten der Personalfluktuation belaufen sich auf 42.000 USD pro Pflegekraft in der Medizin/Chirurgie und 64.000 USD pro Pflegekraft in einer bestimmten Fachrichtung[5],und oft schaffen unbeständige Dienstpläne mit unvorhergesehenen Überstunden, Versetzungen in letzter Minute oder Schichtstreichungen schwierige Bedingungen. Die Verringerung der Volatilität und die rechtzeitige, begründete Ankündigung von Schichtwechseln können dazu beitragen, die Fluktuationsrate der Mitarbeiter auf ein Minimum zu beschränken.
- Productivity gains – If current rates of productivity remain as they are today, hospitals will begin operating at a loss by 2025[6]. How could small productivity gains have an impact?
- Die Vereinigten Staaten gaben 2017 3,6 Billionen Dollar für das Gesundheitswesen aus
- Davon werden 32 % oder 1,2 Milliarden Dollar in Krankenhäusern ausgegeben[7].
- 60 % davon (650 Millionen) entfallen auf die Personalausgaben der Krankenhäuser (siehe Grafik)
- Und schließlich entfallen 68 % der Personalausgaben (442 Millionen) auf das klinische Personal. (siehe Grafik)
Wenn diese Kosten durch Produktivitätsverbesserungen um nur 2 % gesenkt werden können, entspricht das einer Differenz von 8,8 Millionen Dollar. Und hier geht es ausschließlich um die Auswirkungen auf die Krankenhäuser. Das Gesundheitswesen insgesamt umfasst auch Bereiche, die nicht im Krankenhaus angesiedelt sind. Die Gewinne werden noch größer sein, wenn auch Einrichtungen wie postakute und ambulante Einrichtungen durch proaktive Kapazitäts- und Personalmanagementverfahren optimiert werden.
- Patientenergebnisse – Die wichtigste Kennzahl von allen. Patienten, die durch eine wirksame Planung der Krankenhauskapazitäten Zugang zu der von ihnen benötigten Versorgung haben, werden bessere Ergebnisse erzielen. Schätzungsweise 1,2 Millionen Patienten sind jährlich einem um 80 % oder mehr erhöhten Sterberisiko ausgesetzt, weil sie 12 oder mehr Stunden auf ein geeignetes stationäres Bett warten mussten. [8]
- Weniger Verschwendung und höhere Einnahmen – Eine proaktive Anpassung der Kapazitäts- und Personalplanung im Krankenhaus bedeutet, dass beide Ressourcen optimiert werden, um Verschwendung zu reduzieren. Dies schafft die Möglichkeit, zusätzliche Patienten zu versorgen, so dass ein Gesundheitssystem finanziell überlebensfähig bleibt.
Die nächste Stufe der Effizienz im Gesundheitswesen besteht darin, Kapazitäts- und Personalmanagement auf eine kooperative Art und Weise anzugehen und beides zu kombinieren, um die Kapazität und die klinischen Arbeitsressourcen für eine optimale Leistung und einen besseren Zugang zur Versorgung zu optimieren.
Ready to learn even more about hospital capacity planning? Check out the stories in our Patient Flow Quarterly or Patient Flow Podcasts to read about / listen to health systems that are improving both capacity and patient care.
[1] https://www.vox.com/2014/9/2/6089693/health-care-facts-whats-wrong-american-insurance
[2] https://www.theatlantic.com/health/archive/2016/02/nursing-shortage/459741/
[3] http://www.businessinsider.com/2017-2018-flu-season-brakes-cdc-hospitalization-record-2018-2
[4] https://www.statnews.com/2018/01/15/flu-hospital-pandemics/
[6] https://www.cbo.gov/publication/51920
[8] Singer, A.J. Thode, Jr, H.C., Viccellio, & Pines, J.M. (2011). Der Zusammenhang zwischen der Dauer des Aufenthalts in der Notaufnahme und der Sterblichkeit. Akademische Notfallmedizin, 18 (12), 1324-1329.
